Eliminuj kulturę milczenia

milczenie-zabija-przedsiebiorstwo

Eliminuj kulturę milczenia

11:06 27 Listopad in Efektywność osobista
0 Comments

Sukces w biznesie to rezultat wielu rozmów. Te kluczowe okazują się niezwykle trudne. Ich stawka jest szczególnie wysoka, a przy tym wiążą się z nimi różnice zdań i silne, nieprzyjemne emocje. Ludzie najchętniej unikają takich rozmów lub prowadzą je nieumiejętnie. Niestety, bez nich biznes umiera!

Zastanawiasz się, dlaczego:

– Prawie 30 proc. polskich pracowników nie informuje na bieżąco o zagrożeniach w realizacji wytyczonych celów.

– Ponad 1/3 boi się dzielić z szefami swoimi opiniami czy omija w rozmowie trudne tematy.

– Aż 1/4 pracowników haruje dodatkowo od 4 do 6 godzin tygodniowo z powodu zaniedbujących obowiązki kolegów, co odbija się na ich produktywności, satysfakcji z pracy, obniża jakość tego, co robią.

Ludzie poddają się temu, ponieważ nie wiedzą, jak rozwiązać problem bez wywoływania konfliktów. Wolą unikać sytuacji niosących prawdopodobieństwo negatywnych konsekwencji. Świadomie akceptują dyskomfort. W zamian za iluzję bezpieczeństwa, czyli utrzymanie dobrych relacji z przełożonym, podwładnym, czy kolegą – przekonuje Małgorzata Niewińska, trenerka firmy doradczo-szkoleniowej DOOR Group.

Oceniają, że gdyby w ich firmie otwarty, konstruktywny dialog był codziennością, jej efektywność mogłaby wzrosnąć nawet o 60 procent!*

Ale jak tego dokonać?

Problemem zainteresowali się liderzy amerykańskiej firmy consultingowej Vital Smarts, którzy przez ponad 30 lat badali zjawisko wykorzystywania przez ludzi potencjału budowania zdrowych mechanizmów relacji i współpracy. Zwrócili uwagę na, szczególny kontekst relacji z innymi ludźmi, w których, jak się okazało, ważą się nasze losy. Nazwali ten kontekst KLUCZOWĄ ROZMOWĄ. To sytuacje, w których istnieje prawdopodobieństwo braku osiągniecia tego, co jest dla nas ważne.

Odbieramy to jako zagrożenie i zaczynamy się bać. Bo im bardziej chcemy: uzyskać wymarzony awans, zdobyć aprobatę dla swoich pomysłów, być docenionym, tym większe odczuwamy napięcie poruszając te kwestie w rozmowie z kimś, bez kogo realizacja naszych zamierzeń byłaby niemożliwa. Emocje biorą górę na rozumem i zamiast budować, zaczynamy psuć. Na negatywne skutki nie trzeba długo czekać…

Jakość naszego życia jest pochodną jakości prowadzonych przez nas rozmów. Dlatego umiejętność prowadzenia kluczowych rozmów wydaje się warunkiem powodzenia w życiu prywatnym i zawodowym. Dlatego tak ważne jest, by przełamać niewłaściwe nawyki komunikacyjne i wprowadzić na stałe model otwartej komunikacji: dialog – przekonuje Michał Górny, trener firmy doradczo-szkoleniowej DOOR Group.

Prowadzenia dialogu można się nauczyć! Przekonało się o tym już 2 miliony ludzi w różnych zakątkach świata, z ponad 300 firm z listy 500 największych firm publikowanej przez magazyn Forbes.

Poniżej odpowiedzi na kluczowe pytania i wskazówki – dzięki którym udoskonalisz przebieg swoich rozstrzygających rozmów!

– Jak zbudować bezpieczną atmosferę, w której można poruszyć każdy temat?

– Jeśli twój rozmówca reaguje milczeniem lub agresją, odsuń się od głównego tematu i zadbaj o bezpieczną atmosferę!

Kiedy może zabraknąć poczucia bezpieczeństwa – zastanów się:

– Czy twój rozmówca wierzy, że podczas tej rozmowy bierzesz pod uwagę również jego cele?

– Czy wierzy w twoje dobre intencje?

– Czy twój rozmówca wierzy, że darzysz go szacunkiem?

W razie potrzeby – przepraszaj

– Jeżeli z twojej winy doszło do naruszenia zasady szacunku, przeproś za to.

Przeciwstawienie jako środek na nieporozumienie

– Jeżeli rozmówca błędnie zinterpretował twój cel albo twoje intencje, zastosuj metodę przeciwstawienia. Zacznij od tego, jakich zamiarów nie masz i czego nie chcesz. Potem przejdź do „tak”: czego chcesz i co zamierzasz.

Po przywróceniu poczucia bezpieczeństwa możesz powrócić do omawianego tematu i kontynuować dialog.

– Jak poradzić sobie z silnymi emocjami i podjąć skuteczny dialog?

– Nasze odczucia co do sytuacji nie biorą się z faktów na dany temat, ale ich interpretacji. Im silniejsze emocje, tym więcej przysłowiowej adrenaliny w trakcie rozmowy – tłumaczy Michał Górny.

Jeśli silne emocje nie pozwalają ci wyzwolić się od milczenia bądź agresji, spróbuj poniższych sztuczek.

– Obserwuj własne zachowanie.

Jeśli stwierdzisz, że wycofujesz się z dialogu, zastanów się nad tym, czego tak naprawdę chcesz.

– Poznaj swoje odczucia.

Naucz się precyzyjnie rozpoznawać uczucia będące źródłem powstania danych zachowań.

– Analizuj swoje interpretacje.

Poddaj weryfikacji swoje wnioski.

– Wróć do faktów.

Zrezygnuj z poczucia absolutnej pewności poprzez dokonanie rozróżnienia na obiektywne fakty i własną interpretację.

Jak mówić przekonująco, ale nie irytująco?

Jeśli masz do przekazania nieprzyjemną informację lub jeżeli jesteś tak głęboko przekonany o swojej racji, że możesz zacząć zbyt mocno naciskać na rozmówcę, przypomnij sobie o umiejętnościach DROGA:

– Dziel się faktami, które znasz.

Zacznij od najmniej kontrowersyjnych i najbardziej przekonujących informacji.

– Rozwiń swoją interpretację.

Wyjaśnij, jakie nasuwają ci się wnioski.

– Otwórz się na inne punkty widzenia.

Poproś rozmówcę o przedstawienie własnych faktów i interpretacji.

– Głoś swoje wątpliwości.

Przedstawiaj interpretację jako interpretację – nie próbuj przypisywać jej znamion faktu.

– Akceptuj dyskusję.

Stwórz bezpieczną atmosferę, w której rozmówca będzie mógł wyrażać odmienne, a nawet sprzeczne z twoimi opinie.

W trakcie takiej rozmowy warto pamiętać, że wzajemny szacunek i świadomość wspólnego celu są podstawą poczucia bezpieczeństwa. To zapewni postulowaną szczerość i zachęci do konstruktywnych wniosków. Ludzie, którzy są zagrożeni, w takiej rozmowie włączają mechanizmy obronne, jakich nauczyli ich odlegli przodkowie – czyli uciekają (milczą) lub walczą (wzajemnie się obrażając i oskarżając) – przekonuje Michał Górny.

Jak słuchać, gdy rozmówcy wybuchają lub zamykają się w sobie?

Jeżeli zależy ci na wzajemnym zrozumieniu i chcesz odwieść swojego rozmówcę od uciekania się do milczenia bądź agresji, postaraj się poznać jego drogę do działania. Żeby sprawnie przeprowadzić taką analizę, trzeba rozbudzić w sobie ciekawość i okazać rozmówcy cierpliwość. Taka postawa pomaga odbudować atmosferę zaufania. Należy posłużyć się czterema narzędziami słuchania:

– Pytanie.

Zacznij od prostego wyrażenia zainteresowania poglądami drugiej osoby,

– Odzwierciedlanie.

Możesz zwiększyć poczucie bezpieczeństwa wyrażając uznanie dla uczuć, których zdają się doświadczać inni.

– Parafrazowanie.

Gdy rozmówca zaczyna prezentować własną historię, powtarzaj to, co od niego usłyszałeś. W ten sposób potwierdzisz fakt zapoznania się z komunikatem i dasz rozmówcy do zrozumienia, że może bez obaw przedstawić ci swoje poglądy.

– Odgadywanie.

Jeżeli rozmówca nie chce podzielić się z tobą swoimi przemyśleniami, możesz spróbować utorować sobie drogę. Wymaga to sformułowania pewnego przypuszczenia na temat jego przemyśleń i odczuć.

Gdy już rozpocznie się wymiana poglądów , powinieneś przestrzegać trzech zasad:

– Zgadzaj się.

Zgadzaj się z rozmówcą, gdy podzielasz jego poglądy.

– Twórz.

Jeżeli druga strona pomija pewne ważne aspekty, wyraź aprobatę dla poglądów, z którymi się zgadzasz, a potem dołóż coś od siebie.

– Porównuj.

Nawet jeśli dostrzeżesz istotną różnicę zdań, nie wytykaj rozmówcy błędu. Spróbuj porównać wasze stanowiska.

MYŚL NA ZAKOŃCZENIE

Jakość naszych doświadczeń z innymi ludźmi zależy od nas samych. Świadomość istnienia pułapek, w które wpadamy, negatywnych mechanizmów, którym poddajemy się instynktownie, to pierwszy etap pracy nad sobą – przekonuje Małgorzata Niewińska.

Jeśli dzisiaj nie panujesz nad przebiegiem kluczowej rozmowy, na rezultaty twojej porażki nie trzeba będzie długo czekać. Ale już wiesz, że możesz i powinieneś obserwować przebieg rozmowy i własne reakcje. Jeżeli widzisz, że zbaczasz z kursu, wycofaj się i zacznij jeszcze raz od początku. W trakcie rozmowy wypatruj sygnałów. Pomagaj sobie i swoim rozmówcom powrócić do rozmowy, jeśli widzisz , że sobie nie radzą. W razie konieczności – przeproś. Cofnij się do wcześniejszego etapu dyskusji i podążaj dalej właściwą drogą.

Przyczyniaj się do wzmacniania organizacji, rodzin i społeczności – poprzez kolejne sprawnie przeprowadzane rozmowy i budowanie silniejszych relacji z kolejnymi ludźmi. Pamiętaj, kiedy stawka rośnie, a emocje sięgają zenitu, wszystko zależy od umiejętnej rozmowy.**

*Badanie zrealizowane przez DOOR Group między czerwcem 2011 r. a czerwcem 2012 r. na grupie 300 osób.

**Wskazówki i inspiracje w artykule zaczerpnięte z książki: J. Grenny , K. Patterson, R. McMillan, A Switzle, Kluczowe rozmowy. Jak prowadzić rozmowę, gdy stawka w grze jest wysoka?, Warszawa, 2011 r.

[Fot.: fotolia.com]

admin

slawomir.kazimierczak@door.com.pl

Administrator serwisu

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar
500
wpDiscuz
X