GTD, czyli jak odzyskać i nigdy nie stracić kontroli nad swoim życiem

biznesmen-lezacy-glowa-na-klawiaturze-laptopa

GTD, czyli jak odzyskać i nigdy nie stracić kontroli nad swoim życiem

16:11 22 Styczeń in Efektywność osobista
0 Comments

Przepełniona skrzynka e-mailowa. Sterty dokumentów do przejrzenia na biurku. Nagłe problemy dotyczące ważnego projektu. Ważne zmiany w twoim życiu prywatnym. Masa zobowiązań. Kryzysy i pożary. Ciągle zmieniające się priorytety. Ciągły pośpiech. Stres. Czy tak wygląda twoja praca?

Czy masz poczucie, że poruszasz się wstecz zamiast osiągać wyraźne postępy?

Większość osób, z którymi rozmawiam boryka się z nadmiarem obowiązków i brakiem czasu na ich realizację. Dzieje się tak, ponieważ żyjemy w świecie, który zmienia się w szaleńczym tempie. Wzrasta prędkość i intensywność zmian dotyczących komunikacji i informacji.

Osoby te, chcą pracować robiąc rzeczy bardziej interesujące, pożyteczne, kreatywne. Chcą planować, myśleć i spędzać więcej czasu na rzeczach naprawdę istotnych.

Poszukują zaufanego i sprawdzonego modelu, który pozwoliłby przejąć stery i umożliwił pracę w stanie odprężenia, koncentracji na sprawach najbardziej istotnych.

Rozwiązaniem okazuje się Getting Things Done® – metodologia, którą autor David Allen definiuje jako:

1. uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu, czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego twojej głowy i odciążającego myśli,

2. zdyscyplinowanie cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie”, które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować.

Metoda Getting Things Done® stała się remedium dla ludzi poszukujących najlepszego procesu zarządzania czasem i energią, organizacji, określania priorytetów, ustalania wartości i definiowania równowagi pomiędzy pracą, a życiem prywatnym.

Aby skupić się na rzeczach, które są dla ciebie najistotniejsze w danej chwili i przejąć nad nimi kontrolę wystarczy poznać i regularnie stosować się do 5 kroków z metody GTD.

Ta wiedza okaże się dla ciebie niesamowicie wartościowa nie tylko we wszystkich aspektach życia zawodowego, ale również w każdej innej sferze twojego życia.

Pięć prostych kroków.

1. Gromadzenie
Żeby przejąć kontrolę nad swoją pracą, konieczne jest określenie z czym mamy do czynienia. Inaczej mówiąc uchwycenie wszystkiego, co w jakikolwiek sposób zaprząta naszą uwagę. Wszystkiego, co chcesz, musisz, powinieneś wykonać. Będzie to zarówno zebranie dokumentów i notatek w formie fizycznej czy elektronicznej, jak również wynotowanie pomysłów.

2. Analizowanie
Po zgromadzeniu wszystkich spraw zaprzątających naszą uwagę należy je przeanalizować. Analizujemy po kolei każdą sprawę, określając czy wymaga ona podjęcia jakiegoś działania. Jeżeli nie, to decydujemy czy chcemy ją zachować, bo może być nam potrzebna w przyszłości czy wyrzucamy. Jeżeli tak, to definiujemy rezultat i najbliższe fizyczne działanie, które należy podjąć aby posunąć tę sprawę do przodu. Gdy najbliższe działanie można wykonać w mniej niż 2 minuty, to załatwiamy je od razu. Natomiast jeżeli potrzeba na nie więcej czasu, to delegujemy lub odkładamy na później.

3. Porządkowanie
Wynikiem analizy jest uporządkowanie informacji i notatek przypominających w odpowiednich kategoriach tak, żeby można było łatwo do nich wrócić. Sprawy, które nie wymagają podjęcia działania możemy umieścić w archiwum materiałów referencyjnych, na liście spraw do wykonania być może kiedyś lub wyrzucić do kosza.

Najprostszy podział listy spraw wymagających działania to:
• Oczekiwane – tu znajdują się informacje o działaniach oddelegowanych, co do których oczekujesz na odpowiedź
• Najbliższe działania – to działania, które muszą być podjęte jak najszybciej
• Kalendarz – do kalendarza trafiają tylko działania, które muszą być wykonane w konkretnym dniu lub czasie.
• Projekty – tu jak sama nazwa wskazuje umieszczamy projekty

4. Przegląd
Regularne przeglądanie zgromadzonych i uporządkowanych notatek to kluczowa czynność. Dzięki niej twój system organizacji będzie cały czas na bieżąco, a co za tym idzie będzie funkcjonalny i godny zaufania. Przegląd to również czas na zastanowienie się nad aktualnie realizowanymi projektami i ich przejrzystością. To także moment na spojrzenie z dystansu i zestawienie codziennych działań z długofalowymi planami.

5. Działanie
Ten krok ułatwia podejmowanie jednej z najważniejszych decyzji – czym powinienem się teraz zająć?
Jednym z modeli wykorzystywanych na tym etapie są kryteria ograniczające wybór:
• Kontekst – co mogę zrobić w sytuacji, w której się znajduję.
• Czas – co mogę zrobić w czasie, który mam do dyspozycji.
• Energia – na które działania mam wystarczająco dużo energii.
Dzięki takiemu odfiltrowaniu do wyboru pozostaje od jednego do kilku działań, z których bardzo łatwo wybrać to, które przyniesie najwięcej korzyści.

Przestań kierować się tym, co najnowsze i najgłośniejsze. Zacznij pracować w opraciu o 5 kroków z metody Getting Things Done® i koncentruj swoją uwagę oraz energie na rzeczach, które są dla ciebie najistotniejsze w danej chwili.

Więcej informacji znajdziesz tutaj.

GTD - okładka

Tekst przygotowany przez Jakuba Ujejskiego

[Fot.: fotolia.com]

admin

slawomir.kazimierczak@door.com.pl

Administrator serwisu

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar
500
wpDiscuz
X