Lekarstwo na codzienne pożary

ludzie-rozwiazuja-przy-stole-pilne-sprawy

Lekarstwo na codzienne pożary

16:27 07 Styczeń in Efektywność osobista
0 Comments

Trudny problem? Sprawa nie do rozwiązania? Skomplikowany projekt, przed którego rozwiązaniem stoisz, a brak ci pomysłów? Wydaje się, że wykorzystałeś już wszystkie możliwości, ale nadal nie znalazłeś rozwiązania? Kręcisz się w kółko?

Takie zachowanie znane jest większości z nas, niestety także z doświadczenia. Tymczasem okazuje się, że jest metoda, by planować więcej, szybciej i efektywniej, a przede wszystkim przyjemniej, bo mniej formalnie.

Opanowanie tej metody nie zajmie ci dużo czasu, bo już ją wykorzystujesz – i to z niemałym skutkiem od co na najmniej kilku, jeśli nie od kilkudziesięciu lat – kiedy np. decydujesz się wyjść na obiad do restauracji. Cała idea sprowadza się teraz do tego by model ten – zwany modelem naturalnego planowania lub modelem planowania na odwrocie koperty, bo o nim mowa – zastosować przy wszelkich projektach; kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Jak do tej pory nie wymyślono nic skuteczniejszego. Na czym dokładnie polega?

1. Definiowanie celów i zasad. Spróbuj na początek odpowiedzieć sobie na pytanie, co tak naprawdę sprawiło, że podjąłeś decyzję o wyjściu do restauracji: chęć zaspokojenia głodu, spotkania się z przyjaciółmi, uczczenia specjalnej okazji czy też podpisanie umowy z klientem? To o tyle istotne, że już na tym etapie rozpoczynasz proces planowania. Twoja intencja stała się celem, a po drugie twoje zasady określiły ramy projektu, bo – choć nie myślisz o nich ciągle – to one także mają wpływ na twój wybór. Mowa jest m.in. o standardzie obsługi, przystępnych cenach, komforcie itp. Tak czy inaczej twój cel i zasady określiły motyw i zakres twojego planowania.

Pytania: jaka była twoja intencja? Jak był twój faktyczny motyw?

2. Przedstawienie rezultatów końcowych. Najprawdopodobniej wyobraziłeś też sobie to, jak taki wieczór może się potoczyć, jaka będzie atmosfera, jaka będzie muzyka czy też jaki będzie efekt samego spotkania. Twoją myślą było przy tym np. „włoska knajpa na roku Królewskiej i Zamkowej” albo „stolik w głębi sali w kafejce Bistro”, bo na pewno – ręczę głową – nie było to stwierdzenie: „OK, teraz punkt 2, plan B”.

„To było przedstawienie wizji rezultatów końcowych. Twoim celem była odpowiedź na pytanie DLACZEGO wybierasz się na obiad, natomiast twoją wizją są obrazy tego, CO w kwestii fizycznego wyglądu, dźwięku czy odczuć będzie najbliższe twojemu celowi”, pisze David Allen i przypomina przy tym: nie będziesz wiedział, jak coś zrobić dopóty, dopóki nie wyobrazisz sobie siebie podczas robienia tego czegoś.

Co będzie najbliższe zakładanemu przeze ciebie celowi? Jakie mają być efekty twojej pracy?

3. Burza mózgów. Kiedy wizja rezultatów jest już jasna, to zaczynasz myśleć bardziej praktycznie. Próbujesz odpowiedzieć sobie na pytania: o której powinniście iść, czy dziś restauracja jest otwarta, a twój stolik wolny, jaka będzie pogoda, czy ubrać się odświętnie (to głównie kobieta) i np. czy samochód jest zatankowany (mężczyzna). To nic innego jak etap burzy mózgów – odpowiedzi pojawiają się ad hoc, myślisz chaotycznie, ale nie o jakość w tym przypadku tu idzie, ale o ilość; w myśl zasady: najlepszym sposobem znalezienia dobrego pomysłu jest posiadanie wielu pomysłów. Nie wydawaj na tym etapie sądów, nie oceniaj i nie krytykuj, bo tylko dzięki temu wiele z aspektów sprawy, która zaprząta teraz twoją uwagę będzie mogło ujrzeć światło dzienne.

Czy masz wszystkie potrzebne dane? Jakich informacji możesz jeszcze potrzebować? Czego możesz jeszcze potrzebować?

4. Porządkowanie. Kiedy już wygenerowałeś pomysły, to nie obejdzie się także bez ich uporządkowania. Twój umysł – zostańmy przy pomyśle wyjścia do restauracji – niejako automatycznie zacznie je sortować według priorytetów lub np. kolejności występowania zdarzeń. „Po pierwsze muszę sprawdzić, czy stolik jest wolny, potem zadzwonię do Kowalskich i na godz. 18 zamówię taksówkę”.

5. Skupienie się na najbliższym działaniu. Czyli na niczym innym niż na pierwszym kroku.
Zakładając, że faktycznie podejmiesz się realizacji danego projektu – czytaj: wyjście na obiad do restauracji – skupiasz teraz swoją uwagę tym, co należy zrobić w pierwszej kolejności i… to robisz. „Zadzwoń do restauracji na rogu Królewskiej i Zamkowej, sprawdź czy mają otwarte i zrób rezerwację”.

„Wymienione powyżej pięć etapów planowania projektów wykonujesz w sposób dla ciebie naturalny w ciągu całego dnia. Tworzysz, kreujesz rzeczy – obiad, odprężający wieczór, nowy produkt czy np. nową firmę. Masz potrzebę realizowania zadań, wyobrażasz sobie ich efekty, gromadzisz pomysły, które mogłyby być odpowiednie do ich realizacji, sortujesz je według określonych kryteriów i ostatecznie definiujesz fizyczne czynności do wykonania, które będą początkiem wdrożenia projektu w życie. Robisz to wszystko w sposób naturalny, bez konieczności głębszego zastanawiania się ”, przypomina autor „Getting Things Done”. Warto te same zasady zastosować także przy realizacji bardziej złożonych projektów.

Więcej o metodzie znajdziesz tutaj.

[Fot.: fotolia.com]

admin

slawomir.kazimierczak@door.com.pl

Administrator serwisu

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar
500
wpDiscuz
X