Zarządzanie zmianą – podejście kompleksowe

Menedżerowie realizując politykę i strategię firmy, muszą wprowadzać zmiany w swoim zespole.

Potrzebna jest wola wprowadzania zmian systematycznie, współpracując z zespołem zarządzanych osób – jeśli ta współpraca jest pominięta, to będzie tylko przekazywanie decyzji.

Wtedy możemy oczekiwać bierności lub sprzeciwiania się zmianom. Sama zmiana kończy się wówczas niepowodzeniem czyli jej rezultat jest niezgodny z założonymi celami.

Tematy warsztatu:

  • Proces i elementy wprowadzania zmiany
  • „Rozmrażanie” istniejącej sytuacji
  • Mechanizm emocjonalny reakcji na zmianę
  • Pozyskiwanie Ambasadorów zmiany
  • Strata w zmianie – potencjalne źródła oporu
  • Przygotowanie ludzi na zmiany – opór zespołu
  • Prezentacja kierunku i celów zmiany
  • Budowanie planu działań : analiza zespołu, plan ogólny, plany indywidualne
  • Reakcja na opór w zmianie
  • Wprowadzanie zmiany w życie – realizacja planu
  • Świętowanie sukcesu i „wyhamowanie”
  • Wnioski z przebiegu

Czas trwania: 2 dni

Prawdopodobnie, niejeden raz zetknęliście się Państwo ze stwierdzeniem „jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”?

Dokładnie taką sytuację mamy, gdy organizacja decyduje się na przygotowanie wszystkich zaangażowanych w zmianę lub czasem tylko kadrę zarządzającą, zamawiając tzw. „uniwersalne” szkolenie z Zarządzania Zmianą. Efekty takiego szkolenia są zwykle niezadowalające, ponieważ żadna grupa pracowników nie jest dobrze przygotowana do „odegrania” swojej, specyficznej roli w zmianie.

W kompleksowym podejściu do zarządzania zmianą w organizacji, rozróżniamy 3 kategorie uczestników zmiany:

  1. Dla osób odpowiedzialnych za kreowanie, projektowanie i zarządzanie wdrażaniem zmiany – dedykujemy szkolenie Zarządzanie Zmianą, które dostarcza wiedzy i narzędzi umożliwiających skuteczną realizację całego procesu zmiany: od zainicjowania aż po rozliczenie rezultatów wdrożenia.
  2. Dla osób odpowiedzialnych za sprawne wdrożenie zmiany bezpośrednio w swoim zespole – dedykujemy szkolenie Wprowadzanie Zmiany, które uczy jak sprawnie przeprowadzić określony zespół ludzi przez zmianę.
  3. Dla pozostałych osób, których dotyczy wprowadzana zmiana – dedykujemy szkolenie Podejście do Zmiany, które uświadamia, że zmiany są nieuniknione i dostarcza praktyczne wskazówki jak najszybciej i najlepiej dostosować się do wdrażanej zmiany.

Korzyści dla organizacji:

Kompleksowe podejście do zarządzania zmianą, wyposaża organizację w metody i techniki szybkiego oraz efektywnego wprowadzania zmian, co przekłada się m.in. na następujące wskaźniki:

  • skrócenie czasu wprowadzania zmian
  • redukcję kosztów wprowadzania zmian
  • wzrost wskaźników jakościowych wprowadzanych zmian
  • skrócenie czasu i redukcję kosztów tzw. „przejściowego” spadku zaangażowania i wydajności pracowników

 

Korzyści dla pracowników:

Dzięki kompleksowemu podejściu do zarządzania zmianą w organizacji, poprzez wdrożenie KOMPLEMENTARNEGO PAKIETU SZKOLEŃ, każda z 3 podstawowych kategorii uczestników zmiany otrzymuje kluczowy zestaw umiejętności dedykowany ich specyficznej roli w zmianie, czyli:

  • Wyższa kadra zarządzająca potrafi dobrze zaprojektować a potem sprawnie zarządzać wdrożeniem zmiany w skali całej organizacji lub jej znaczącej części
  • Liderzy zespołów potrafią efektywnie wprowadzić zmianę w swoim obszarze zarządzania oraz sprawnie przeprowadzić swój zespół przez zmianę
  • Pracownicy / uczestnicy zmiany, dzięki poprawie nastawienia do zmian, zwiększają swoją elastyczność i szybkość reagowania na zmiany
  1. ZARZĄDZANIE ZMIANĄ NA POZIOMIE ORGANIZACJI

Dlaczego ponad 80% wdrażanych zmian nie przynosi oczekiwanych rezultatów albo przynosi je zdecydowanie później niż to było zaplanowane? Każda zmiana wprowadzana w organizacji „kosztuje”, a w przypadku dużych zmian, obejmujących całą organizację lub jej znaczącą część, „koszty” jej wprowadzenia możemy określić jako relatywnie duże albo bardzo duże. Właśnie duże zmiany organizacyjne są szczególnie narażone na ryzyko braku oczekiwanych rezultatów lub na ryzyko dużych opóźnień wdrożenia, a często na jedno i drugie łącznie. Dzieje się tak z bardzo prostej przyczyny – im większa złożoność i zasięg zmiany w organizacji tym więcej czynników ryzyka. Dużo większy stopień ryzyka, towarzyszący dużym zmianom organizacyjnym, bardzo często doprowadza kadrę zarządzającą do poddawania w wątpliwość sensowność wprowadzania dużych zmian w organizacji, generując z tego tytułu opór przed zmianą. Skoro tak się dzieje, to większość dużych zmian nie jest wprowadzana wtedy, kiedy „warto” je wprowadzić tylko dopiero wtedy, kiedy „musi” się je wprowadzić. Ta „spóźniona” reakcja organizacji na zmiany w otoczeniu stanowi kolejny czynnik redukujący opłacalność zmiany. Jak wyjść z tego zaklętego kręgu niemocy w zarządzaniu zmianą? Duża zmiana wymaga zupełnie innego, systemowego podejścia w każdej jej fazie – od początku planowania aż po zakończenie wdrożenia. W dużej zmianie nie mamy czasu na działanie typu „krok po kroku” czy „etap po etapie” – musimy wdrażać wiele wymiarów zmiany jednocześnie, a to wymaga systemowego podejścia od zarządzających taką zmianą.

Efektywne wprowadzanie zmian obejmujących całą organizację lub jej znaczącą część wymaga szczególnych uprawnień, wiedzy, umiejętności i narzędzi. To szkolenie wyposaża osoby odpowiedzialne za zarządzanie zmianą w kompleksowy pakiet rozwiązań, umożliwiających sprawne zaplanowanie i wdrożenie dużej zmiany o dowolnym charakterze.

Definiowanie zmiany

  • Brief projektu zmiany zawierający m.in. cel, zakres, oczekiwane rezultaty
  • Mapa procesu zmiany – 2-fazowy model projektowania i wdrażania zmiany
  • Czynniki sukcesu w zmianie – checklista CSF
  • Koszty porażki zmiany – matryca szacowania 4 kategorii kosztów


Analiza historii poprzednich zmian

  • Jak historia poprzednich wdrożeń wpływa na planowanie wdrożenia następnych zmian? – analiza 8 krytycznych obszarów wdrażania zmian
  • Ocena historii poprzednichwdrożeń w zakresie: rezultatów, organizacji, emocji, relacji oraz wsparcia


Ocena bieżącego poziomu przeciążenia organizacji

  • Czym jest przeciążenie organizacyjne? – przegląd kategorii przeciążenia
  • Konsekwencje nadmiernego przeciążenia organizacyjnego – model zależności ilości priorytetów oraz prawdopodobieństwa ich realizacji
  • Badanie przeciążenia w poszczególnych obszarach organizacji – assessment


Diagnoza potencjalnego poziomu i źródeł oporu przed zmianą

  • Wyjaśnienie źródeł oporu, jego natury oraz faz – model Bridges’a
  • Badanie kluczowych parametrów oporu: strata, nieznane, zamieszanie, wysiłek, stres


Dopasowanie kulturowe zmiany

  • Definiowanie elementów kultury organizacyjnej – kwestionariusz do diagnozy wymiarów kultury organizacyjnej
  • Rozpoznawanie i definiowanie subkultur w organizacji – analiza historyczna zmian w strukturze organizacji
  • Model: Komunikowanie–Modelowanie–Wzmacnianie do integrowania zmiany z subkulturami w organizacji


Motywowanie do zmiany

  • Model motywacji do zmiany – porównanie reaktywnych i proaktywnych motywatorów do zmiany
  • Indeks motywatorów – lista kontrolna
  • Strategia i taktyki wzmacniania – matryca 4 taktyk wzmacniania zmiany zachowań


Komunikacja w zmianie

  • Jak powinien wyglądać plan komunikacji w zmianie? – wytyczne do planu
  • Przegląd narzędzi komunikacji w zmianie – tabela porównawcza
  • Badanie skuteczności systemu komunikacji podczas zmiany – assessment


Egzekwowanie wdrożenia zmiany

  • Jak zbudować skuteczną strategię egzekwowania zmiany? – mapa strategii egzekwowania w oparciu o aktualną strukturę organizacyjną
  • Kim są egzekutorzy I jakie mają zadania w zmianie? – lista zadań dedykowana do poszczególnych stanowisk egzekutorów w organizacji
  • Monitorowanie efektywności wdrożenia – assessment
  1. WPROWADZANIE ZMIANY W ZESPOLE

W zdecydowanej większości organizacji, liderzy zespołów doświadczają konieczności wprowadzania coraz większej ilości zmian, w coraz szybszym tempie. Wielu z nich zauważa, że coraz częściej i coraz dłużej znajdują się ze swoim zespołem „w stanie permanentnej zmiany”. Zatem potrzebują uniwersalnej, sprawdzonej metody do bardzo szybkiego wprowadzania kolejnych zmian w swoim zespole. Potrzebują też technik do „wytrenowania” swojego zespołu w szybkim podejmowaniu nowych wyzwań. Bardzo wielu liderów zauważa również, że rosnąca ilość i rosnące tempo zmian generują dodatkowy opór z tym związany, który spowalnia zarówno tempo jak i jakość wprowadzanych zmian. Dlatego potrzebują wiedzy na temat różnych źródeł i mechanizmów pojawiania się oporu w zespole, a także narzędzi do jak najszybszego ujawniania oporu, a następnie sprawnego zarządzania aktualnym poziomem oporu w zespole. Szkolenie z wprowadzania zmiany zaczyna się od uświadomienia jego uczestnikom, co takiego dzieje się w ich umysłach – a zatem ich podwładnych w zespole również – w poszczególnych fazach wprowadzania zmiany. Dzięki uświadomieniu jak przebiega w umyśle naturalny proces zmiany, liderzy dowiadują się jak można zoptymalizować – czyli w pewnym miejscu zwolnić a w innym przyspieszyć – proces przeprowadzania ludzi przez zmianę. Czasem liderów zaskakuje postawa niektórych osób w zespole podczas zmiany: ta osoba, na którą lider mógł zwykle liczyć, ku jego zaskoczeniu, stawia największy opór. Dlaczego tak się dzieje? Podczas szkolenia dostaniecie Państwo odpowiedź na to pytanie i na wiele innych. To szkolenie dostarcza wiedzy i narzędzi do szybkiego oraz skutecznego wprowadzania zmian w swoim zespole.

Istota zmiany

  • Powód i kierunek zmian w organizacji i w zespole – model 5 kręgów zmiany
  • Typowe błędy (do uniknięcia) przy wprowadzaniu zmiany – checklista
  • Aspekty zarządzania zmianą na poziomie zespołu – 3 wymiary: proces, treść, ludzie


Natura zmiany w zespole

  • Naturalny proces adaptacji do zmiany – 3 fazy adaptacji indywidualnej: rozmrożenie, przejście, zamrożenie
  • Fazy zachowania w zmianie w zespole – model 4 faz John P. Kotter’a
  • Kluczowe czynniki sukcesu lidera zmiany – model 5 CSF


Zarządzanie procesem zmiany w zespole – 5-fazowy proces wprowadzania zmiany:

  • Faza 1: Wyzwalanie chęci do i/lub konieczności zmiany – kluczowe działania lidera
  • Faza 2: Określanie kierunku zmiany – kluczowe działania lidera
  • Faza 3: Planowanie przebiegu zmiany – kluczowe działania lidera
  • Faza 4: Pokonywanie barier podczas wdrażania zmiany – kluczowe działania lidera
  • Faza 5: Stabilizowanie zmiany – kluczowe działania lidera


Podejście do ludzi w zmianie

  • Co oznacza rzeczywista „orientacja na ludzi” w zmianie? – porównanie „pozornych” i „rzeczywistych” działań wspierających lidera
  • Typy zachowań ludzi w zmianie – typologia zachowań ludzi w zmianie, metody rozpoznawania i najlepsze praktyki lidera we wspieraniu różnych typów zachowań w zmianie
  • Wykorzystanie zaangażowania przekonanych do zmiany – kryteria wyboru kandydata i kroki pozyskiwania „agenta zmiany”
  • Podejście do biernych w zmianie – model „strefy komfortu” i metody efektywnego wyprowadzania ludzi ze strefy komfortu
  • Radzenie sobie z przeciwnikami zmiany – analiza porównawcza podejścia nakazowego i perswazyjnego w zmianie pod kątem szybkości i jakości wdrożenia zmian


Taktyki wprowadzania zmiany w zespole

  • Przygotowywanie tzw. „agentów zmiany” – analiza wielokryterialna oceny kandydatów
  • Tworzenie kultury pro-aktywnego podejścia do zmian w zespole – koncepcja Nawyku Proaktywności wg. S. Covey’a


Zarządzanie zespołem ludzi w zmianie

  • Reagowanie na porażki – 3 wymiary podejścia do porażki: postawa, wiedza, umiejętności
  • Radzenie sobie z oporem w zespole- metody ujawniania oporu, techniki zarządzania oporem w zmianie wg. podejścia nakazowego i perswazyjnego w zmianie
  • Wykorzystanie pomysłów na usprawnienia / korekty w zmianie – charakterystyka tzw. „zespołów samouczących się”
  1. MOJE PODEJŚCIE DO ZMIANY

Opór jest naszą naturalną ludzką reakcją na zmianę. Z drugiej strony, ciągłe zmiany zachodzące w naszym otoczeniu też są czymś naturalnym. Jednak niespotykany dotąd postęp technologiczny powoduje, że nienaturalna dla nas staje się ilość oraz tempo zmian, których doświadczamy. Zauważamy również, że walkę konkurencyjną wygrywają Ci, którzy potrafią szybciej niż inni dostosować się do zmian. To szkolenie uświadamia co się z nami dzieje w zmianie oraz podpowiada jak najwięcej i najszybciej skorzystać na zmianie. Szkolenie zaczyna się od uświadomienia, że różni ludzie różnie reagują na zmianę a znajomość własnego typu osobowości pozwala mi zrozumieć swoją reakcję na zmianę, szczególnie na poziomie emocjonalnym, którego nie umiem sobie zracjonalizować. Pozwala również zrozumieć i uszanować, że inni mogą reagować zupełnie inaczej. Dzięki tej wiedzy mogę lepiej się do zmiany przygotować. To szkolenie, dzięki rozwijaniu nawyku pro-aktywności uświadamia, że im wcześniej pozytywnie zareaguję na zmianę i mocno się w nią zaangażuję, tym więcej i szybciej zyskam na tej zmianie. Dla kogo jest to szkolenie? Nie tylko dla pracowników operacyjnych w organizacji, którzy doświadczają zmiany. Również dla liderów wprowadzających zmianę w swoich zespołach, którzy dzięki uświadomieniu sobie, jak oni sami zachowują się w zmianie, będą lepiej przewidywać reakcje swoich ludzi w zespole oraz skuteczniej podchodzić do każdego z członków swojego zespołu w zmianie.

Istota zmiany

  • jak różni ludzie reagują na zmianę? – typologia zachowań ludzi w zmianie, auto-test: jaki jest mój typ reakcji w zmianie?
  • od czego zależy moje nastawienie do zmiany? – kwestionariusz: jakie są moje doświadczenia z poprzednich zmian?
  • naturalne fazy reakcji indywidualnej na zmianę – rozmrożenie, przejście, zamrożenie


Podejście do zmiany

  • moje reaktywne podejście do zmiany – lista konsekwencji: co tracę?
  • moje pro-aktywne podejście do zmiany – lista korzyści: co zyskuję?
  • moje konsekwencje ignorowania zmiany – auto-analiza
  • moje korzyści z wprowadzenia zmiany – ćwiczenie zespołowe


Komunikacja w zmianie

  • jakie informacje są mi potrzebne? – 3 listy kluczowych informacji w rozmrożeniu, przejściu, zamrożeniu zmiany
  • konstruktywna informacja zwrotna w zmianie – model feedbacku ORD do szybkiej, częstej informacji zwrotnej w zmianie
  • dzielenie się wiedzą i doświadczeniem w zespole – co mogę zyskać? – ćwiczenie zespołowe


Opór w zmianie

  • źródła mojego oporu w zmianie – kwestionariusz: jakie są moje źródła oporu w zmianie?
  • jak mam sobie radzić z obawami? – kluczowe pytania na które potrzebuję mieć odpowiedź
  • jak konstruktywnie komunikować moje obawy? – komunikat JA do asertywnego zgłaszania swoich obaw


Stres w zmianie

  • źródła stresu w zmianie – matryca 6 głównych źródeł stresu w zmianie
  • czym jest stres w zmianie? – model reakcji stresowej H. Selye
  • skuteczne sposoby radzenia sobie ze stresem w zmianie – 4 punkty interwencji w stresie


Wnioski po wdrożonej zmianie

  • co mi się udało i dlaczego? – autoanaliza moich mocnych stron w zmianie
  • jakie umiejętności powinienem doskonalić? – autoanaliza moich obszarów do doskonalenia
  • skuteczne działanie w środowisku ciągłych zmian – podsumowujące ćwiczenie zespołowe