Delegowanie zadań w firmie cz. 1 – kiedy i dlaczego?

Wiele napisano o procesie delegowania. W tym wpisie znajdziesz zbiór syntetycznych porad i wskazówek z delegowania zadań w firmie. Umiejętności te ćwiczymy podczas szkoleń menedżerskich – szczególnie podczas szkolenia delegowania.

Co to jest delegowanie zadań?

Dlaczego w ogóle stosujemy delegowanie wykonania zadania? Przede wszystkim delegowanie obowiązków jest szansą. Szansą na to, żeby:

rozwijać pracowników;
motywować poprzez dzielenie się uprawnieniami i zaufaniem, poprzez korzystanie z ich potencjału;
samemu móc realizować inne działania związane z Twoją funkcją, stanowiskiem i koncentrować się na najważniejszych zadaniach dzięki czasowi, który zaoszczędzisz na wykonaniu zadania przez innego pracownika.

Delegowanie – definicja

Delegowanie jest definiowane jako przydzielenie innej osobie formalnej władzy i odpowiedzialności za wykonywanie określonych czynności. Niezbędnym elementem delegowania obowiązków i uprawnień jest odpowiedzialność za wyniki, czyli przypisywanie zasług lub winy za wykonywanie działań.

Delegowanie zadań wykonywanych przez pracowników nie jest tożsame z wydawaniem polecenia lub wyznaczaniem celu. Delegowanie zadań ma miejsce wtedy, gdy chcemy, aby pracownik wykonał zadanie, które nie jest zawarte w jego opisie stanowiska pracy (chyba, że we wszystko uzupełniającym punkcie „… oraz inne zadania”) lub nie leży w jego zwyczajowych obowiązkach.

Odpowiedzialność w procesie delegowania

Osoba otrzymująca zadania musi możliwie jasno wiedzieć, czego się od niej oczekuje, mieć pomysł lub dowiedzieć się, jak je zrealizować. Upewnij się, aby pracownik zrozumiał zadanie i podział obowiązków. Osoba przydzielająca zadania musi umieć pracować w zgodzie z pozostałymi członkami zespołu, informować i uzasadniać co komu zostało delegowane. Osoba przydzielająca musi nadal przyjmować odpowiedzialność związaną z zadaniem – konsekwencje związaną z tym co, komu i w jaki sposób delegowała.

Tak więc realizacja powyższych zasad wymaga wzajemnego zaufania. Musisz mieć zaufanie do osoby, której przydzielasz zadanie, a odbiorca wierzyć w Ciebie jako swojego „klienta”.

Przy przydzielaniu zadań pamiętaj o tym, że nie zrzucasz z siebie całej odpowiedzialności. W końcu to Ty nadal jesteś odpowiedzialny, Ty sterujesz i korygujesz ich pracę.

Kiedy delegować zadania innym?

Ponadto nie patrz na przydzielanie zadań jak na godzenie w Twoje prawo funkcjonowania. Przydzielasz zadania, ponieważ chcesz optymalnie wykorzystać doświadczenia i czas innych osób z odpowiednimi kompetencjami. Dlaczego nie wykorzystać wiedzy i umiejętności pracowników, skoro sam nie jesteś ekspertem? Dlaczego nie wykorzystać czasu innych, skoro sam masz go tak mało? Przekazując zadania/ polecenia możesz pomóc swoim pracownikom w rozwijaniu ich cech. Proces delegowania zadań zawiera element szkolenia. A dodatkowo przyśpiesza realizację projektów.

Możesz przekazać swoje zadania, jeżeli:

Ktoś inny robi to lepiej i szybciej
Twoi pracownicy są właściwie wykształceni
W zasadzie wszystkie związane z tym zadaniem czynności mogą być przekazane.

8 zasad efektywnego delegowania

Skuteczne delegowanie zadań i obowiązków wymaga przestrzegania konkretnych zasad, o których opowiemy Ci w trakcie naszego szkolenia dla liderów. Oto lista 8 najważniejszych wskazówek, jak efektywnie delegować nowe obowiązki.

Jasno sprecyzuj cele działania. Użytecznym może być zapisanie swoich wniosków.
Połącz określone zdania z odpowiednimi pracownikami.
Przydzielając zadania pracownikom upewnij się, że jesteś właściwie rozumiany. Zadawaj pytania, żeby zdobyć pewność, że cele poszczególnych zadań są jasne dla wszystkich. Upewnij się, że znane są wszystkim terminy.
Zadbaj o „otwartość kanałów komunikacyjnych” pomiędzy Tobą i Pracownikiem, ale także pomiędzy innymi. Bądź otwarty na konsultacje i dyskusję. Ważna jest komunikacja i feedback.
Umożliwiaj swoim pracownikom wykonywanie zadań w sposób, który jest dla nich odpowiedni. Okaż zaufanie w stosunku do ich umiejętności. Nie stawiaj zbyt wysokiej poprzeczki, która uniemożliwi poprawne wykonanie zadania.
Kontroluj postęp prac w wykonywaniu powierzonego zadania, ale nie interweniuj przy wszystkich pierwszych oznakach niepowodzenia. Odpowiednio dostosuj częstotliwość monitorowania wykonania zadania.
Rozliczaj pracowników z wykonywanej pracy, ale bądź dla nich raczej jak nauczyciel, niż jak policjant. Miej świadomość niepowodzeń w wykonywaniu zadań, ale pomagaj pracownikom w znalezieniu ich własnych rozwiązań.
Niedocenianie wysiłku podwładnych jest najlepszą drogą do zniszczenia ich motywacji do pracy. Doceniaj ich zaangażowanie. Miej zawsze świadomość, co zostało już wykonane i okazuj swoje uznanie dla osiągniętych celów i samodzielnych decyzji.

Delegowanie powinno być wyrazem zaufania do pracownika. To powierzenie zadania, które pracownik ma zrobić zamiast Ciebie. Zadanie samo w sobie musi zawierać stosunkowo dużo elementów motywacyjnych. Szkolenie menedżerskie powinno pokazywać, jak budować to zaufanie.

Wykorzystaj delegowanie jako motywację pracownika

Aby jednak nie zostało ono odczytane jako spychologia lub dodatkowe obciążenie, musisz dokładnie przeanalizować sytuację konkretnego pracownika i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy to, co delegujesz, daje mu szansę na zdobycie osiągnięć? Czy daje mu poczucie odpowiedzialności i możliwość rozwoju? Czy dzięki temu zadaniu, pracownik będzie miał szansę na awans, premię lub nagrodę finansową? Czy wykonanie tego zadania i samodzielne decyzje wymuszą zmianę charakteru pracy, który będzie bardziej odpowiadał temu konkretnemu człowiekowi?

Kiedy delegowanie motywuje?

Kiedy delegowanie działa jako motywacja pracownika?

Daje szanse na osiągnięcia
Daje poczucie odpowiedzialności
Umożliwia rozwój
Daje szanse na awans
Wpływa na zmiany w charakterze pracy
Dobrze, aby kontrola była adekwatna, a nie nadmierna
Poprawia relacje poprzez okazywanie zaufania do potencjału pracowników
Pokazuje styl zarządzania, który angażuje pracowników
Być może umożliwi premię lub nagrodę finansową

Sprawdź, czy potrafisz delegować zadania [ćwiczenie]

Nasza firma menedżerska regularnie organizuje szkolenia z delegowania zadań. Podczas szkoleń menedżerskich zauważyliśmy, że wielu menedżerów ma większe lub mniejsze opory przed delegowaniem – dzieleniem się odpowiedzialnością i uprawnieniami.

Sprawdź, na ile zgadzasz się z poniższymi stwierdzeniami.

Większość podwładnych posiada za małe kwalifikacje, dlatego wolę wykonać zadanie samodzielnie.
Więcej czasu zabiera wytłumaczenie, jak wykonać zadanie niż samo jego wykonanie, dlatego wolę je zrobić samodzielnie.
Błędy popełniane przez podwładnych są zbyt kosztowne, dlatego nie obarczam ich pracą.
Na moim stanowisku prędzej przychodzi mi samodzielne wykonanie pracy, niż zlecenie jej podwładnemu.
Wielu podwładnych jest specjalistami w wąskiej dziedzinie i brak im wiedzy ogólnej niezbędnej do wykonania pracy niemieszczącej się w ich specjalności, dlatego nie powinni być obarczani dodatkowymi obowiązkami.
Podwładni z reguły są zbyt zapracowani, żeby przyjąć na siebie dodatkowe obowiązki w pracy.
Większości podwładnych po prostu nie byłaby w stanie udźwignąć ciężaru dodatkowej odpowiedzialności.
Jako manager powinienem raczej mieć możliwość podejmowania decyzji dotyczących szczegółów mojej pracy, niż pracy koordynacyjnej.

Wyobraź sobie teraz, że przychodzi do Ciebie Twój znajomy i rozmawia z Tobą o delegowaniu i swoich obiekcjach. Co byś mu odpowiedział, co byś powiedział młodszemu koledze, prowadząc szkolenie menedżerskie?

Kontakt