Delegowanie obowiązków cz. 2 – komu i jak delegować obowiązki?

Zapewne intuicyjnie wiemy, że nie wszystko, nie w każdej sytuacji i nie każdemu możemy w ten sam sposób delegować. To prawda. To, jak będziemy delegować zadania zależy od:

  • kompetencji pracownika w danym obszarze (jego wiedza, doświadczenie – czy już wykonywał podobne zadania);
  • motywacji pracownika wynikającej z jego postawy lub obaw, że nie podoła stawianym oczekiwaniom;
  • trudności zadania, jego złożoności, poziomu skomplikowania;
  • ryzyka, jakie niesie za sobą to, że dane zadanie zostanie wykonane błędnie.

Jest to istotny element szkolenia menedżerów.

Jak delegować obowiązki w praktyce?

Na przykład.

Chcesz prosić jednego z członków zespołu o przygotowanie wniosków odnośnie zmian w procedurach w Twoim Dziale. Dotychczas radził sobie dobrze z innymi zadaniami. Obecne zadanie jest ważne dla przyszłości Twojego zespołu. Pracownik jest chętny do wykonania nowego zadania, ale ze względu na brak doświadczenia, nie wie od czego zacząć.

Co zrobisz w procesie delegowania pracy pracownikowi? I dlaczego?

  1. Zlecisz zadanie, wskazując na jego umiejętność radzenia sobie z projektami oraz podkreślając jego doskonałe wyniki w poprzednio otrzymanych zadaniach i efektywność osobistą.
  2. Wskażesz konkretne działania, które należy podjąć w celu właściwego wykonania zadania i będziesz starannie kontrolować czynione postępy.
  3. Pozwolisz pracownikowi samodzielnie określić sposób wykonania zadania. Podasz termin jego wykonania.
  4. Powiesz mu dokładnie, jakie działania leżą w zakresie zadania, przypominając, jak dobrze radził sobie w dotychczasowej pracy.

Albo:

Twój zwierzchnik życzy sobie, aby wydajność Twojego zespołu wzrosła o 10%. Można to osiągnąć, ale będzie to wymagało sporego wysiłku. Chcesz przekazać pokierowanie tym zadaniem jednemu z członków zespołu. To doświadczony i zaangażowany pracownik, ale wyczuwasz, że nie jest pewien czy podoła.

Co zrobisz?

  1. Poprosisz pracownika o podjęcie się tego zadania. Podkreślisz, że masz do niego zaufanie i że będziesz go wspierał i pomagał mu w jego wysiłkach w wykonaniu zadania.
  2. Przedyskutujesz z nim różne sposoby wykonania. Wyjaśnisz w jaki sposób chciałbyś, aby to zrobił i docenisz jego doświadczenie. Zachęcisz, żeby dawał swoje propozycje.
  3. Przydzielisz mu zadanie i pozwolisz je wykonać tak jak uważa, korzystać z samodzielnych decyzji.
  4. Przydzielisz mu zadanie i przygotujesz szczegółowe wskazówki, jak należy je wykonać.

Skuteczne przekazywanie obowiązków pracownikom

Poniżej masz opisane pewne kontinuum zachowań podczas delegowania zadań. Od pełnej swobody do pełnej kontroli. Od Ciebie zależy, jak poprowadzisz proces. Jeśli dasz za dużo swobody w danej sytuacji – ponosisz ryzyko błędnej realizacji. Jeśli dasz za mało swobody – ponosisz ryzyko demotywacji pracownika i powód do myślenia, że „mój szef nie daje mi możliwości wykazania się i rozwoju, zrobienia czegoś według własnego pomysłu”. Szkolenie menedżerów powinno dostarczyć takiego elastycznego spojrzenia i umiejętności wyczucia sytuacji.

  1. Działaj – nie są potrzebne dalsze kontakty ze mną.
  2. Działaj – powiadom mnie, co zrobiłeś.
  3. Zbadaj problem – powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zrób to, chyba że ci zabronię.
  4. Zbadaj problem – powiadom mnie, co zamierzasz zrobić; zaczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę.
  5. Zbadaj problem – przedstaw mi możliwości, argumenty, wskaż jedno z nich do mojej akceptacji.
  6. Zbadaj problem – przedstaw wszystkie fakty; podejmę decyzję, co zrobić.

Najefektywniejszym czasowo i dającym najwięcej niezależności pracownikowi jest poziom pierwszy, ale nie zawsze możemy go zastosować. Wielu pracowników może bać się przejęcia takiej odpowiedzialności na siebie, może też nie posiadać wystarczających umiejętności podejmowania decyzji. To osłabi ich zaangażowanie. Także styl zarządzania zespołem preferowany przez menedżera może powodować zbyt duży niepokój przed wyższymi stopniami delegowania zadań, bez względu na ich umiejętności.

Przy delegowaniu zadania menedżer powinien mieć jasność, według którego z tych wzorców ma działać i systematycznie się go trzymać.

Pamiętaj, że uprawnienia powinny równać się zakresowi odpowiedzialności.

Pamiętajmy o tym, żeby przydzielać właściwe, odpowiedzialne  zadania właściwym osobom. Jeżeli chcemy z delegowania obowiązków pracownikom uczynić narzędzie wpływające na rozwój i motywację pracowników, pamiętajmy, żeby delegować na odpowiednim – jak najwyższym – poziomie.

Jak skutecznie delegować? Poprowadzenie rozmowy

Szkolenie menedżerów w tym zakresie dostarcza umiejętności zastosowania algorytmu rozmowy o delegowaniu pracy.

  • Pozytywne otwarcie rozmowy

Pozytywnie zacznij rozmowę, aby pracownik był otwarty na Twoją propozycję. Powiedz, co jest celem. Jeśli zaczniesz rozmowę lub w jej trakcie będziesz tłumaczył się, pracownik odbierze to, jako możliwość wykonania uniku. Możesz wtedy z dużym prawdopodobieństwem oczekiwać wymówek i zastrzeżeń dotyczących tego zadania. Uzasadnij sytuację, jaka zaistniała.

  • Dlaczego Ty masz wykonać pracę?

Uzasadniając wybór zadania dla danego pracownika, możesz odwołać się do jego doświadczenia, kompetencji, szczególnych uzdolnień, predyspozycji i cech charakteru. W ten sposób dajesz mu do zrozumienia, że nie został wybrany przez przypadek, ale jest najlepszą osobą do wykonania zadania.

Jest to przekazanie informacji, że mocne strony pracownika są widoczne i dostaje zadanie, które pozwoli mu je wykorzystać. Aby osiągnąć taki efekt, delegowanie zadań powinno być wyzwaniem dostosowanym do wieku i oczekiwań pracownika.

Czym uzasadnić wybór?

  • Doświadczenie w podobnych zadaniach
  • Sukcesy w przeszłości
  • Szczególne umiejętności
  • Konkretna wiedza
  • Cechy charakteru
  • Talenty

Jak uzasadnić wybór?

  • Mam zaufanie do…
  • Uważam, że…
  • Cenię w Tobie…
  • Zależy mi na…
  • Opis zadania do wykonania

Opisz zadania tak, aby pracownik wiedział, co robić. Upewnij się, że rozumie, czego od niego oczekujesz. Pamiętaj: Właściwemu pracownikowi właściwe zadanie we właściwy sposób (na odpowiednim poziomie). Pamiętaj też, żeby powiedzieć jakimi uprawnieniami się dzielisz i za jaki efekt jest odpowiedzialny.

  • Dlaczego warto to zrobić?

Przemyśl korzyści z wykonania zadania i przedstaw je, aby pracownik wiedział, że warto się tego podjąć. Odwołuj się do jego potrzeb, temperamentu, oczekiwań. Zapytaj o akceptację.

  • Jak?

Pytamy tylko jak? Pozwól pracownikowi myśleć. Pracownik powinien przyjąć jasną wizję, rezultat zadania, jaką mu przedstawi menedżer. Zapytaj Jak byś to zrobił? Często w tym momencie rozmowa może być przerwana, bo pracownik nie musi mieć natychmiast pomysłu na to, jak będzie działał. W takim przypadku najlepiej jest spotkać się ponownie po kilku godzinach. Jeśli pracownik zadeklaruje, jak wykona to zadanie, istnieje duże prawdopodobieństwo pełnego zaangażowania, poza tym pobudzamy jego kreatywność. Ten obszar rozmowy możemy poprowadzić na każdym z poziomów delegowania obowiązków.

  • Ustalenia dotyczące wykonania obowiązków

Ustal plan działania, sposób kontroli adekwatny do sytuacji i pracownika, abyś miał pewność, że zadanie zostanie dobrze zrealizowane. Jeśli menedżer nie mówi, czego oczekuje, spodziewa się do następnego spotkania, może zetknąć się z niespodziankami. Większość pracowników ma tendencję do zajmowania się wyznaczonymi zadaniami „za pięć dwunasta”, wyznaczenie etapów i ramy czasowe spowodują ciągłość pracy ze strony pracownika. (Chyba, że podjąłeś decyzję delegowania na 1. poziomie: Działaj – nie są potrzebne dalsze kontakty ze mną).

  • Następne spotkania/kontakty

Ustal sposób monitorowania realizacji śledź postęp prac. Zależy on od tego, ile swobody chcesz zostawić pracownikowi przy pracy nad danym zadaniem. Pamiętaj też, żeby potem go realizować.

Umiejętność delegowania jest jedną z kluczowych podczas szkoleń menedżerów. Zachęcamy do wypróbowania podanych wskazówek i rad, jak skutecznie delegować obowiązki.